Guía para contratar empleados en EE.UU. (2024)

Si eres propietario de un negocio de mejoras para el hogar, es indispensable que cuentes con una guía para contratar empleados en EE.UU., así podrás  evitar errores o incurrir en infracciones legales. 

Si tienes una empresa en Estados Unidos enfocada en ofrecer servicios para el hogar, sabes lo complicado que puede ser el proceso de contratación de empleados. No sólo se trata de encontrar perfiles de personas competentes que se adapten a las necesidades de tu negocio, sino de cumplir con ciertos requisitos y obligaciones legales.

Tanto la documentación, seguros de compensación, evaluación de riesgos laborales y, por supuesto, el cumplimiento de las regulaciones legales, son algunos de los aspectos a considerar. Emplear a una persona, involucra una serie de pasos que no puedes ignorar, si deseas evitar problemas legales. 

Requisitos de contratación de empleados en una LLC en EE.UU.

Los requisitos de contratación de empleados en una LLC en EE.UU., varían según las leyes estatales y federales, pero en general, incluyen los siguientes aspectos:

Requisitos legales

Los empleadores deben cumplir con las leyes laborales federales y estatales que regulan la contratación de empleados. De esta forma, no pueden ignorar la Ley de Protección de Derechos de Trabajadores, la Ley de Salario Mínimo o la Ley de Discriminación en el Empleo. 

Formularios de contratación

En Estados Unidos se acostumbra la utilización de formularios en los procesos de contratación, que incluyen las encuestas de solicitud de empleo, formularios de criminalística y formularios de historial médico. Todos los empleadores tienen la obligación de completarlos y enviarlos a los candidatos, pues forma parte de la documentación necesaria para la contratación de empleados en una LLC en EE.UU.

Contar con un número de identificación de empleador (EIN)

Para todo empleador en EE.UU., es indispensable tener este número de identificación, el cual es necesario para cumplir con las obligaciones fiscales, incluyendo el pago de impuestos federales, estatales y locales, la presentación de declaraciones de impuestos, la retención de impuestos sobre la renta de los empleados y la presentación de informes de nómina.

Verificar los datos de los empleados

Otro de los requisitos de contratación de empleados en una LLC en EE.UU., es la verificación de los candidatos, comprobando su historial laboral, su certificado de salud, educación y sus respuestas en el formulario I-9, el cual debe ser completado por los candidatos durante los primeros tres días de trabajo. 

La revisión de los documentos de identidad de los candidatos es fundamental para corroborar que sean válidos y cumplan tanto con las necesidades de la vacante, como con los derechos que tienen los empleados en Estados Unidos. 

Condiciones de trabajo y compensaciones

Otro de los requisitos de contratación de empleados en una LLC en EE.UU., es garantizar un entorno de trabajo seguro, que minimice la ocurrencia de accidentes, lesiones y enfermedades, y estableciendo condiciones justas y respetuosas. Así mismo, las compensaciones salariales, comisiones, bonos, beneficios adicionales y los seguros por compensación deben incluirse en el contrato de trabajo.

Proceso de contratación de empleados en una LLC en EE.UU.

Para contratar empleados en EE.UU., hay que seguir una serie de pasos para elegir a los mejores candidatos. Esto, con el objetivo de promover un buen ambiente de trabajo, que sea productivo y seguro. 

Pasos para contratar empleados en una LLC en EE.UU.

• Determinar las funciones de los empleados: Antes de contratar a los empleados es indispensable identificar las necesidades que presenta la empresa. Al evaluar los objetivos y las operaciones existentes, este proceso puede ser más rápido y eficiente. Esto facilitará describir deberes, responsabilidades y calificaciones requeridas para cada uno de los puestos ofrecidos. 

• Anunciar las ofertas laborales: Luego de establecer las necesidades de la empresa, se puede anunciar las ofertas de trabajo en la bolsa laboral, redes sociales y periódicos locales. En este paso, muchas veces se utilizan los recursos de las agencias de contrataciones, pues ayudan a encontrar candidatos realmente calificados para los cargos. 

• Seleccionar los candidatos: En este paso se suele investigar sobre los antecedentes penales de los candidatos, así como de su historial laboral y su educación. Es fundamental asegurarse que los candidatos seleccionados cuenten con las habilidades y experticia necesaria para realizar la tarea, pues de ello dependerá en gran medida su seguridad y la de sus compañeros, además que se minimizan los riesgos de responsabilidad de la empresa empleadora.

• Oferta de empleo: En Estados Unidos se suele proporcionar a los candidatos escogidos, una carta de oferta de empleo por escrito, que contenga una descripción de los términos y condiciones de empleo. En ella se describe detalladamente cuál es la denominación del puesto, el salario, los beneficios y otros términos y condiciones. 

• Incorporación al puesto de trabajo: Cuando el candidato finalmente acepta el trabajo y firma la oferta, debe completar el proceso de incorporación, como lo es la capacitación en el nuevo ambiente. 
  
  

Obligaciones legales al contratar empleados en una LLC en EE. UU.

Como empleador, asumes varias obligaciones legales al contratar empleados en EE. UU. A continuación, te mostramos algunas de las principales obligaciones legales que debes cumplir:

• Proporcionar un ambiente de trabajo seguro: Es fundamental garantizar un ambiente de trabajo seguro y cumplir con las leyes y regulaciones de seguridad en el lugar de trabajo para minimizar riesgos laborales y prevenir accidentes.
• Cumplir con las regulaciones laborales: Debes cumplir con las regulaciones laborales estatales y federales, como la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) y la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA).

Un aspecto concreto que debes cumplir es pagar salarios y beneficios a tus empleados según lo establecido en la ley y los acuerdos laborales. Todos los empleadores deben asegurarse de pagar a sus trabajadores al menos el salario mínimo, de lo contrario, se exponen a sanciones. 

Para evitar incurrir en infracciones legales, los empleadores deben realizar una investigación sobre las leyes de salario mínimo en los Estados y ciudades en donde se encuentren. Por ejemplo, en el estado de New York el salario mínimo por hora para este 2023 es de $14,20; En Nueva Jersey,  $14,13; La Florida, $11, etc. 

Así mismo, los empleadores deben asegurarse de pagar a sus trabajadores las horas extras en caso que sobrepasen las 40 horas en una semana, para lo que debes considerar que por cada hora adicional debe pagarse 1.5 del valor de hora de trabajo ordinario. Las especificaciones sobre esta obligación se encuentran en Ley de Normas Laborales Justas o FLSA por sus siglas en inglés.

Recuerda que la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) establece que es una “obligación para el empleador, cumplir con el salario mínimo, los pagos de sobretiempo y mantenimiento de datos que afectan a trabajadores(...)” 

También es importante evitar cualquier manifestación de discriminación. En ese sentido, los empleadores tienen la obligación de pagar los mismos salarios, sin importar el género, la raza u otras características, siempre y cuando los trabajadores cumplan con las mismas tareas.

• Proporcionar seguro de compensación de trabajadores: Debes proporcionar seguro de compensación de trabajadores a tus empleados que cubra alguna lesión o enfermedad relacionada con el trabajo. 

Al contar con este seguro, los trabajadores pueden disponer de cuidados médicos o compensaciones económicas, así como beneficios por decesos, discapacidades y rehabilitaciones. Independientemente de quien tenga la responsabilidad sobre las eventualidades, quienes sufran algún accidente dentro del espacio laboral, mientras cumplían sus funciones, el seguro de compensaciones lo cubrirá. 

• Mantener registros precisos: Los empleadores deben registrar a los empleados en el Servicio de Trabajo de los Estados Unidos y en el Departamento de Trabajo de su Estado. Así mismo, debes mantener registros precisos y completos de los salarios, horarios de trabajo, horas extras, beneficios, impuestos y otra información relacionada con la nómina.

Como responsable de una empresa que brinda servicios para el hogar es importante que consideres que cualquier incumplimiento de las obligaciones legales expone a tu empresa a sanciones, multas, demandas e incluso a perder sus licencias de funcionamiento.

Riesgos laborales y prevención en la contratación de empleados en una LLC en EE.UU

La prevención de riesgos laborales es crucial para garantizar un ambiente de trabajo seguro para tus empleados. Antes de contratar a alguien, debes evaluar los riesgos laborales asociados con el puesto y establecer medidas preventivas para reducirlos. 

En todo caso, al realizar una evaluación de riesgos laborales en la contratación de empleados en una LLC en EE.UU, la seguridad en el lugar de trabajo es un aspecto a considerar siempre. 

En ese sentido, los empleadores deben hacer inspecciones de seguridad de forma periódica a los entornos de trabajo, capacitar a los empleados y dotarlos de herramientas y equipo de protección, así como tener diseñados planes de emergencia. De la misma forma, deben alentar a cada uno de los empleados a informar acerca de cualquier problema de seguridad o peligro que observen, para poder resolverlo de forma oportuna.

Responsabilidades del empleador en una LLC en EE.UU.

Los empleadores asumen muchas obligaciones legales al contratar empleados dentro de su negocio. Entre las responsabilidades del empleador en una LLC en EE.UU., se pueden señalar: 

• Cumplir con las regulaciones laborales estatales y federales, como la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) y la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA).
• Proporcionar seguro de compensación de trabajadores.
• Mantener registros precisos y completos de la nómina y otra información relacionada con los empleados.
• Informar a cada uno de los trabajadores sobre los posibles peligros que existen, por medio de capacitaciones, alarmas, planillas de información o sistemas de codificación. 
• Contar con un registro específico sobre las lesiones, accidentes y enfermedades laborales. 
• Suministrar pruebas médicas regularmente, como es el caso de estudios de audición y visión. 
• Capacitar a los candidatos sobre todas sus funciones en un vocabulario e idioma que comprendan. 
• Proporcionar equipos de protección personal como máscaras, guantes o tapones para los oídos según las necesidades que tengan los cargos. 
• No tomar represalias contra los trabajadores por el uso de sus derechos bajo la ley, incluyendo el derecho de reportar una herida o enfermedad relacionada con el trabajo.
• Atender los accidentes y emergencias de los empleados, mientras ocurran en su turno laboral.

En definitiva, contratar empleados en los Estados Unidos cumpliendo los parámetros legales puede ser un proceso complejo. De allí la importancia de recibir asesoría para hacerlo de forma eficiente y oportuna.

En todo caso, con un proceso bien planificado y que cuente con la asesoría necesaria sobre las normas que rigen la materia tanto a nivel federal como del estado respectivo, les permitirá tener claras cuáles son las responsabilidades como empleadores, los riesgos laborales y su prevención en la contratación. Esto  le permitirá a toda empresa de servicios de mantenimiento del hogar tener procesos de contratación exitosos y apegados a la ley.  

¡No corras riesgos innecesarios! Owners ofrece la asesoría para cumplir con cada uno de los parámetros legales necesarios para contratar empleados en EE.UU.

Nuestro objetivo es apoyar a los negocios que ofrecen servicios de limpieza, remodelación y mantenimiento del hogar en Estados Unidos, brindándoles las mejores herramientas y facilitando las condiciones para que puedan enfocarse en brindar un servicio de calidad. 

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