¿Cómo obtener el EIN? (según tu caso particular)

El "sueño americano" para todo latino es emprender en Estados Unidos y para ello, necesitas obtener el EIN. Verás, has trabajado muchísimo por establecerte en este país. Ofrecer un servicio a través de una LLC te proporcionará increíbles beneficios para alcanzar la tan anhelada libertad financiera.

El EIN no solo es un requisito indispensable para constituir una compañía, sino que también te abre las puertas al sistema financiero estadounidense. Por eso, si deseas estar al día con las leyes fiscales y federales de los Estados Unidos, es tu obligación obtener el EIN. 

En esta guía te mostramos todo lo que necesitas saber para obtener tu EIN de manera legal. Del mismo modo, te enseñamos lo que debes hacer para realizar este trámite, de acuerdo al estado donde establezcas tu compañía. Si estás pensando en abrir una LLC, sigue leyendo, ya que el EIN es obligatorio para constituir tu compañía.

¿Qué es el EIN? 

Antes de mostrarte el proceso para obtener el EIN, consideramos oportuno definir este trámite. El número de identificación del empleador (EIN) es un número que emite el Servicio de Rentas Internas (IRS) para identificar una compañía. A efectos legales, es el número de seguro social individual, pero de uso exclusivo para empresas.

En el caso de las LLC, el EIN es vital para separar la compañía de sus propietarios. Incluso, hay LLC con único propietario que, a modo de resguardo, deciden sacar su número de Identificación del empleador. Este número te ayuda a demostrar que estás trabajando de forma legal en los Estados Unidos. Además, el EIN te permitirá:

• Abrir una cuenta bancaria comercial
• Obtener líneas de crédito comerciales o préstamos comerciales
• Solicitar una tarjeta de crédito para tu LLC
• Tramitar licencias comerciales
• Contratar empleados
• Declarar impuestos federales, impuestos estatales e impuestos locales
• Presentar impuestos sobre la renta en el estado donde opera tu compañía

Si quieres expandir tu empresa y abrir una sucursal, también deberás contar con el EIN. Como te habrás dado cuenta, el EIN garantiza que tu compañía opere con normalidad y cumpla con las regulaciones legales. Recuerda que el Número de Identificación del Empleador es la forma en que las autoridades estadounidenses identificarán a tu empresa.

¿Cómo solicitar un EIN?

Como emprendedor y extranjero, el Servicio de Impuestos Internos te ofrece diversas alternativas para gestionar tu EIN. Antes de mencionar otros detalles, es necesario que conozcas los requisitos que necesitas para tramitar el EIN. Estos son los requerimientos que deberás presentar para obtener el Número de Identificación del Empleador:

Tener una LLC legalmente constituida

Debes demostrar que has cumplido con todos los requisitos para formalizar una compañía. Una vez que tu LLC esté debidamente registrada, tienes que suministrar los documentos que demuestren su existencia legal.

Poseer un número de seguro social 

Cada socio de la LLC debe contar con un número de seguro social emitido por la Administración de Seguro Social (SSN). En caso de que no cuentes con este requisito, también podrás usar el Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN). Este número es tramitado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). 

Tener un estatus legal en los Estados Unidos 

Si tienes la residencia o un tipo de visa que certifique tu situación legal, es más que suficiente. 

Información sobre tu compañía

Ante el IRS, estás en la obligación de suministrar toda la información de tu LLC. Estos son los datos que debes suministrar ante el Servicio de Rentas Internas: 

• Nombre legal de la LLC
• Dirección física y fiscal
• Nombre del responsable de la entidad
• SSN, ITI O EIN del responsable de la compañía
• Fecha de inicio de actividades
• La cantidad de empleados en los próximos 12 meses
• Especificar la actividad principal del negocio
• Dirección de correo electrónico de la compañía

Completar el formulario SS-4

En la página web del IRS encontrarás el formulario SS-4. Este formato es una solicitud formal para obtener un EIN. Dicho formulario puede ser enviado por correo electrónico o correo postal. 

Ahora que ya conoces los requisitos para gestionar un EIN, te mostramos cómo realizar este trámite. Independientemente de la forma que decidas realizar tu solicitud, es obligatorio llenar el formulario SS-4. Te mostramos cómo hacer este trámite, según la modalidad que elijas: 

Solicitud en línea

Es una forma más rápida y sencilla de obtener el EIN para tu compañía. Es crucial que verifiques que no te falte ningún documento y que toda la información esté escrita correctamente. Para realizar este trámite, sigue estos pasos:

• Ingresa a la página web del IRS y selecciona la opción "Begin Application" 
• Elige el tipo de entidad de tu negocio
• Responde las preguntas que te arroje el sistema
• Una vez que verifiques la información, haz clic en "confirmar solicitud"
• El sistema te enviará tu EIN en formato PDF una vez haya finalizado el proceso

Solicitud por teléfono

Es un trámite más lento, pero resulta más sencillo para muchos usuarios. Solo deberás llamar al número 267-941-1099 y seguir las indicaciones de un operador. Una vez finalizado el proceso, el IRS te enviará tu EIN por correo postal. El horario de atención del IRS es de lunes a viernes de 6 am a 11 pm (horario del este).

Probablemente, estés confundido con tantos requisitos. Y si sumamos la cuota de trabajo diario, a veces se hace complicado cumplir con estos recaudos. En Owners te damos una mano para que tengas a día tu LLC.

Solicitud por correo postal o fax

En primer lugar, imprime el formulario SS-04 y adjúntalo con los requisitos que exige el IRS. Si deseas realizar el trámite por fax, envía los requisitos al número (885) 641-6935. En el caso de que quieras enviar tus documentos por correo postal, envíalos a esta dirección: Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999.

Sin importar el método para obtener el EIN, el trámite es gratuito. El problema es la lentitud del proceso: recibirás tu EIN en un lapso de dos semanas. Sin importar el estado en el que constituyas tu LLC, el método para obtener el EIN es el mismo

Ahora bien, cada estado tiene números de identificación para declarar impuestos estatales y solicitar permisos y licencias de dicha zona. Es fundamental no confundir el EIN (impuestos federales) con el número de identificación fiscal del estado.

¿Cómo obtener el EIN sin tener documentos?

Las personas extranjeras, los no ciudadanos estadounidenses, los propietarios de negocios que residen en el extranjero que deseen obtener un EIN para su empresa en Estados Unidos, deben solicitar un ITIN, mediante la forma W7 del IRS. Este trámite solo puede hacerse online si el dueño o propietario va a presentar la empresa en Estados Unidos.

Si la empresa se incorporó fuera de Estados Unidos o de sus territorios, no puede hacer la solicitud del EIN en línea, sino que debe comunicarse directamente con el IRS a través del 1-267-941-1099 mediante una llamada que no es gratuita.

De manera que, si no tiene cómo obtener el SSN, tampoco tiene ITIN y la empresa estará en Estados Unidos, puede solicitar el EIN comercial como persona extranjera mediante la Forma SS-4 del IRS, Solicitud de EIN.

Como persona extranjera tiene algunas opciones para completar el formulario de solicitud EIN.

1. Elegir si desea presentar el formulario SS-4 vía telefónica, por fax o mediante correo electrónico. No puede completar el formulario por más de una vía, debe escoger solo una en función de su comodidad y de lo que le resulte más efectivo.
2. Si presenta el formulario por fax (hay un número de fax específico), debe enviar el formulario del IRS al número: (859) 669-5987, y, por lo general, se recibe el EIN dentro de los próximos cuatro días hábiles después de hecha la solicitud.
3. Si la solicitud del EIN la realiza por teléfono, no tiene residencia legal en Estados Unidos, ni la ubicación principal de la oficina o negocio está en ese país, su llamada (no gratuita) debe hacerla al 267-941-1099 en horario de lunes a viernes, de 6:00 de la mañana a 11:00 de la noche.

4. Si hace la solicitud vía correo electrónico, presentando la Forma SS-4 del IRS, recibirá si EIN en un período de cuatro semanas.

    

5. 

Obtener el EIN en Florida

Florida es un estado que concentra un gran número de latinos. Para obtener un EIN en Florida, sigue estos pasos:

1. Registra tu LLC en Florida
2. Solicita una identificación fiscal de Florida en línea
3. obtén un número de identificación fiscal del estado de Florida

En Florida, muchos permisos y licencias comerciales requieren de un número de identificación fiscal federal. Además de este número, es probable que tu compañía requiera número de identificación fiscal del estado de Florida. Este número presenta un formato distinto al de IRS y lo emite exclusivamente el gobierno estatal.

Obtener el EIN en Arizona

Para obtener el EIN en Arizona, primero debes presentar tu LLC ante la Comisión Corporativa de Arizona. Una vez aprobado el registro, ingresa a la web del IRS para llenar el formulario SS-04. Elige el método de tu preferencia para que el IRS te adjudique tu Número de Identificación del Empleador (EIN). Posteriormente, solicita el número de identificación fiscal del estado de Arizona.

En Arizona, debes registrar tu compañía ante el Departamento de Ingresos de Arizona. Este recaudo es necesario si estás pensando en contratar empleados en el estado de Arizona. También tendrás que obtener un número de identificación fiscal del estado.

Antes de que te asignen el número de identificación fiscal del estado de Arizona, es fundamental que primero tramites un número de identificación fiscal federal. Este proceso puede tardar un lapso de 4 a 6 semanas.

Obtener el EIN en California

California es un estado de emprendedores. Con 39 millones de habitantes, la demanda de servicios es alta. Así que es un lugar ideal para comenzar un negocio. Para obtener un EIN en California, sigue estos simples pasos: 

1. Registra tu LLC ante la Oficina de la Secretaría de Estado de California
2. Inicia tu trámite para obtener tu EIN
3. Obtén un Número de Identificación Fiscal del estado de California

A nivel de impuestos estatales, deberás registrar tu LLC en el sitio web del Departamento de Desarrollo del Empleo de California. Una vez finalizado este proceso, se te adjudicará un número de 8 dígitos.

Obtener el EIN en Carolina del Norte

Si deseas obtener el EIN en Carolina del Norte, visita el sitio web del IRS y rellena el formulario SS-4. En el caso de impuestos estatales, anteriormente se rellenaba en físico el formulario NC-BR y se enviaba por correo postal. Ahora se hace de forma online en el sitio web del Departamento de Impuestos de Carolina del Norte. Para obtener más detalles del trámite, comunícate al 877-252-3052.

Obtener un EIN es un trámite sencillo, pero el papeleo suele ser abrumador para muchas personas. En Owners contamos con un grupo de asesores legales para que tu compañía cumpla con las regulaciones de ley de los Estados Unidos.

Obtener el EIN en Colorado 

Si decidiste registrar una empresa en Colorado y contratar empleados, necesitas el EIN. Ahora bien, también necesitas gestionar el número de identificación fiscal del estado de Colorado. Con este número, podrás declarar impuestos estatales por los bienes y servicios que ofrezcas. Lo negativo es que aunque trámites este número de manera online, tendrás que esperar un mínimo de 4 semanas. 

Obtener el EIN en Georgia

Obtener el EIN es fundamental para que estés al día con los impuestos federales. Estos puedes gestionarlos por el portal web de la IRS o por medio del correo postal.

En el caso de los impuestos estatales, deberás dirigirte al Centro de Impuestos de Georgia. Dicho ente te asignará los números de identificación para gestionar vía online las licencias y permisos para que tu empresa opere con normalidad. Para mayor información, llama al teléfono +1 877-423-6711.

Obtener el EIN en Illinois 

Para obtener el EIN en Illinois solo necesitas gestionar este trámite ante el IRS. La compañía debe dirigirse a la web del Illinois Department of Revenue para tramitar el Número de Impuesto de Negocio de Illinois. Esta página web tiene una asistente virtual que puede responder tus preguntas y resolver tus dudas referentes a los impuestos estatales. 

Obtener el EIN en Nevada

Si quieres obtener el EIN, debes adjuntar el formulario SS-4 con los datos de tu LLC. En el estado de Nevada no existe una regulación para impuestos estatales. Es decir, tu LLC no tendrá que declarar impuesto por las ganancias de tu compañía.

Obtener el EIN en New Jersey

Para obtener un EIN (Número de Identificación del Empleador) en el estado de New Jersey, debes seguir los siguientes pasos: 

1. Debes tener una LLC constituida en New Jersey
2. Obtén un número de identificación fiscal estatal
3. Completa el Formulario SS-4 del IRS
4. Presenta la solicitud para su aprobación

Antes de solicitar un EIN en New Jersey, debes obtener un número de identificación fiscal estatal. Puedes hacerlo completando el Formulario NJ-REG, que es la solicitud de registro de negocios en el estado. Puedes presentar el formulario en línea a través del sitio web del Departamento de Ingresos de New Jersey o por correo postal.

Obtener el EIN en New York

Si deseas obtener el EIN en Nueva York, debes seguir el siguiente procedimiento:

1. Registra una LLC ante la División de Corporaciones del Departamento de Estado de Nueva York
2. Solicita el número de identificación estatal
3. Rellena el formulario SS-4 con los datos de tu compañía
4. Descarga e imprime tu EIN

Para gestionar un número de identificación fiscal estatal en Nueva York, debes rellenar el Formulario DTF-17. A diferencia de abrir una LLC en Nueva York, no requiere publicación en un periódico local. Este trámite se realiza en el sitio web del Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York.

Obtener el EIN en Nuevo México

Si has registrado una LLC en Nuevo México, estos son los pasos para obtener un Número de Identificación del Empleador en este estado:

1. Registra tu LLC en la Secretaría de Estado de Nuevo México
2. Presenta tu registro y solicita el número de identificación estatal
3. Ingresa al sitio web del IRS y completa el formulario SS-4
4. Recibirás la aprobación de tu solicitud en un correo electrónico

El número de impuesto estatal de Nuevo México solo se obtiene en línea a través del sitio web del Departamento de Impuestos e Ingresos. Completa el  formulario CRS-1 con los datos de tu compañía. Este trámite puede tardar aproximadamente 15 minutos.

Obtener el EIN en Pennsylvania

Las LLC pueden obtener rápidamente el EIN en el estado de Pensilvania. Sigue estos pasos para gestionar este trámite:

1. Conforma legalmente una LLC ante el Departamento de Estado de Pensilvania.
2. Rellena el formulario PA-100 para solicitar el número de identificación fiscal estatal empresarial.
3. Completa el formulario SS-4.
4. Presenta tu solicitud ante el IRS.

El trámite para solicitar el número de identificación fiscal estatal empresarial se realiza a través del Departamento de Pensilvania. La duración del trámite dependerá del método que elijas. Por correo postal, este trámite puede tardar hasta 4 semanas. En cambio, en línea, el tiempo de espera no superará los 3 días hábiles.

Obtener el EIN en Puerto Rico

El trámite del EIN en Puerto Rico es similar al de otros estados de Estados Unidos:

1. Registra tu LLC
2. Rellena el formulario SC 2915
3. Completa el formulario SS-4 del IRS
4. Descarga e imprime tu EIN

El formulario SC 2915 es proporcionado por el Departamento de Hacienda de Puerto Rico. Para obtener más información, comunícate al teléfono (787) 620-2323.

Obtener el EIN en Texas

Para obtener el EIN en Texas, primero ingresa al sitio web del Contralor de Cuentas Públicas de Texas. Luego, completa el formulario AP-201. Una vez que obtengas el número de identificación fiscal estatal, cumple con los requisitos del IRS para obtener tu EIN.

Obtener el EIN en Washington

Obtener un EIN en Washington es un procedimiento sencillo. Inicia este trámite ingresando al sitio web del Departamento de Ingresos de Washington. Luego, completa el formulario Combined Excise Tax Registration (CETR). Si necesitas más información, llama al 360-705-6706.

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