Cómo enviar presupuestos a clientes (basado en casos prácticos)

Como propietario de un pequeño negocio de servicios para el hogar, enviar presupuestos a clientes o cotizaciones de servicios es algo cotidiano.   

No obstante, para un negocio que recién comienza, enviar presupuestos a clientes puede ser algo abrumador, ya que puede ser un elemento de aceptación o rechazo de una relación comercial duradera; la diferencia entre ganar un cliente o entregarlo a la competencia. 

Ten presente que crear una propuesta de servicio o presupuesto ganador es vital para cerrar nuevos tratos y crecer.  

Y no solo ello, enviar un presupuesto idóneo a un cliente no solo cierra un trato, también evita la subestimación de gastos, establece un acuerdo de servicio o alcance, los plazos, y posibilita trabajar dentro de las expectativas para ambas partes.

Llegaste al lugar indicado, te presentamos en esta entrega consejos y buenas prácticas a la hora de enviar presupuesto a clientes. 

¿Qué es una propuesta de presupuesto o cotización de servicio? 

Las propuestas de presupuesto pueden variar en formalidad, alcance y estilo, dependerá del tipo o modelo de negocio que los emite, el nicho o mercado al que apunta y el tipo de clientes que maneja. 

Algunos presupuestos o cotizaciones de servicios son tan informales que se pueden ofrecer de manera verbal a un cliente que se acerca a tu local o a través de una llamada telefónica. O tal formales y elaborados que se traducen en un documento de varias páginas con especificaciones del nivel de servicio, hitos entregables, términos y condiciones contractuales y detalle de estimaciones de costos. 

Pero sea cual sea el caso, en términos generales, una propuesta de presupuesto a un cliente es un formulario o documento que incluye una oferta de valor para llevar a cabo un servicio, tarea o trabajo remunerado. 

Podemos definir una propuesta de presupuesto en el contexto de una cotización de servicio como: ‘Un desglose de los elementos de costo asociados con un servicio, tarea o proyecto en particular’ 

Tipos de propuesta de presupuestos

Tal como anticipamos, no hay un formato único o plantilla para enviar un presupuesto a un cliente, estas varían en extensión, alcance y formalidad. 

Cotización de servicio

Una cotización de servicio es una propuesta comercial resumida. Un formulario que entregas a un cliente que te contacta para conocer cuánto cuestan tus servicios. 

Generalmente no superan una página, contiene el desglose de tus costos por el trabajo o tarea, el plazo de entrega y datos de identificación de ambas partes, quien la emite y quien la recibe. 

Como es el primer tipo de formato que entregarás a un prospecto o cliente la idea es que no lo abrumes con la letra pequeña; de manera que los pormenores de acuerdo de servicio, cláusulas y condiciones, corresponderá a otro nivel de formalidad. 

Propuesta comercial 

Una propuesta comercial es un documento mucho más formal que una cotización de servicio, además de los datos básicos de estas últimas, incluye otras formalidades.  

Generalmente, ocupan más de una página ya que involucra pormenores sobre: 

• Información general de contacto e identificación 
• Alcance del trabajo a realizar 
• Detalle de todos los costos directos e indirectos clasificados y contabilizados por rubros 
• Impuestos aplicables
• Los entregables o hitos de trabajo 
• Resumen de cláusulas o condiciones ante una eventual contratación 
• Validez
• Alcance y exclusiones. 

Este nivel de formalidad es muy usado por las contratistas, como bien puede ser tu caso, y algunas firmas profesionales o trabajadores calificados independientes; cuando presentan una oferta a otra empresa.

Plan comercial o de negocio

Algunas agencias gubernamentales, a nivel federal, estatal o local, te exigirán un nivel de formalidad mucho mayor que una propuesta comercial para que obtengas certificaciones y figures como su proveedor de servicios. 

Y es aquí donde entran los planes comerciales e incluso los planes de negocio.  

Se trata de un documento amplio que podrá variar en estructuración, pero generalmente contendrá: 

• Datos generales del promotor y resumen ejecutivo
• Detalles de tu organización y estructura legal 
• El equipo de trabajo 
• El portafolio de tus productos y servicios 
• Cartera de clientes y competidores 
• Detalle de tus recursos e instalaciones 
• Tu información y resultados financieros históricos o proyectados
• Pliego de cotizaciones
• Y el plan de inversiones o presupuestos detallados por rubros o hitos del proyecto.  

¿Cuáles son los beneficios de una propuesta de presupuesto?  

Anticipamos en la introducción que una buena propuesta de presupuesto cierra tratos, define un nivel de acuerdo de servicio o alcance, prevé tiempos de ejecución y gastos evitando subestimarlos para así trabajar dentro de las expectativas. 

En nuestra experiencia cerca del 90% de los pequeños emprendimientos en servicios como handyman, pintura, plomería o electricidad en EE.UU. no maneja herramientas digitales para sus procesos de venta y cobranza, y ello incluye la presupuestación. 

Algo que contrasta de manera significativa con la formalidad del cliente norteamericano

Crear y enviar presupuestos a tus clientes protege tanto a tu empresa como a sus posibles prospectos o clientes de dudas, confusiones y eventuales disputas. Además, si creas una plantilla podrás emitir cotizaciones de servicio de forma ágil y simple. 

Ejemplo de un presupuesto o cotización de servicio

Sitios como Jotform.com o Pandadoc.com ofrecen una importante variedad de plantillas y formularios, entre ellos presupuestos y cotizaciones de servicios para distintos modelos de negocio.

Van desde servicios de limpieza o mantenimiento, pasando por diseño gráfico, desarrollo de software y servicios de consultoría entre otros.

En las Imágenes 1 y 2 puedes apreciar un par de ejemplos de presupuestos a clientes en el primer caso de una contratista y en el segundo de un trabajo especializado. (Imágenes tomadas de  Jotform.com).

Ilustración 1: Ejemplo de cotización de servicio de una contratista. Fuente: Jobform.com.

Ilustración 2: Ejemplo de cotización de servicio de servicio independiente. Fuente: Jobform.com.

En ellos podemos identificar ciertos elementos o partes de una cotización de servicios. Veamos los detalles. 

Ya se ha dicho en anteriores apartados, no hay una plantilla única para presentar un presupuesto o cotización de servicios, todo dependerá del modelo de negocio y tipo de clientes.

Sin embargo, una cotización efectiva debe contener un mínimo de elementos donde estará contenido todo lo que el cliente necesita saber.

1)      Información general:

•       Nombre y dirección de la empresa que lo emite
•     Número de identificación de impuestos (EIN, SSN, ITIN)
•      Medios de contacto
•     Datos del cliente: Nombre, dirección.

2)      Número de cotización, presupuesto o pro-forma

3)      Cuadro con los detalles del servicio a prestar y precios

•       Entradas que explican cada componente del servicio
•     Precio o propuesta de valor

4)      Detalle del impuesto aplicable

•     Impuesto a las ventas
•     Impuesto al uso o al consumo (si aplica)

5)      Validez de la cotización

•    Fecha de entrega del producto o servicio
•    Cronograma de entregas, en caso de fases o hitos

6)       Detalles de los medios y condiciones de pago

7)      Cuadro de términos y condiciones (se recomienda asesoría legal).

8)      Firma digital y/o sello del negocio.

¿Cómo presentar un presupuesto a un cliente?

Estos son los pasos para crear y enviar un presupuesto ganador. 

1. Cuidado con el alcance del requerimiento

Un presupuesto es casi tan formal como un contrato, no solo desde el punto de vista legal, sino también a nivel de reputación; los precios que allí aproximes son vinculantes. 

Entonces, asegúrate que entiendes completamente el requerimiento del cliente, mantén total claridad respecto al alcance de sus expectativas y saber exactamente lo que estás cotizando, si hay lagunas haz las preguntas o aclaraciones de rigor, de lo contrario corres el riesgo de subestimar tu presupuesto. 

Elabora una cotización con un alcance o paquete básico y desde allí cotiza paquetes de servicios adicionales u opcionales, dejando claras las inclusiones y exclusiones de cada uno. 

La misma previsión de costos, debes fijarla para con los plazos. ¿Se ajusta la expectativa del cliente en cuanto a tiempo de entrega a tu capacidad actual? 

No te comprometas más allá de tu capacidad y la de tu personal, o actúa con previsión haciendo las subcontrataciones que sean necesarias.  

2. Mantén actualizada tu estructura de costos

Verifica la validez de tus costos directos e indirectos, ello incluye las partidas referentes a materiales, suministros y mano de obra. 

Ten presente si cuentas o no con las existencias de todos tus suministros, los pedidos en curso, el tiempo que demorarán en estar disponible y las fluctuaciones de precios. 

Por obvio que parezca, no olvides poner un precio a tu tiempo y esfuerzo. Estas en el negocio para ganar dinero y tu cotización de servicios debe tener un margen justo en cuenta’. 

3. Apela por la formalidad 

Si algo se diferencia el mercado anglosajón del mercado latino es en la formalidad. 

Cuando un cliente te pida un presupuesto entrega una propuesta por escrito, en físico o digital, asegura que cumpla con los parámetros mínimos de claridad en las partidas presupuestadas, información de contacto, medios de pago, términos y condiciones. 

4. Sé ágil en su emisión y haz seguimiento 

¡Para poder moldear, el martillo golpea el acero mientras aún está caliente! 

Si un cliente actual o potencial te pide un presupuesto procura enviarlo a lo sumo al día siguiente. 

Dentro de las próximas 48 horas puedes optar por una llamada telefónica o un mensaje vía WhatsApp para verificar que el presupuesto fue recibido, además de estar a la orden para cualquier duda o negociación. 

5. Apóyate en herramientas para la elaboración de un presupuesto a clientes 

En la web hay una amplia variedad de herramientas que pueden ayudarte con tu propuesta de servicios. 

• Tu gestor de contenidos, dependiendo de cuál sea tu CMS la mayoría de ellos tiene funcionalidades o complementos (plug-Ins) de plantillas o formularios que puedes activar para enviar cotizaciones a clientes 24/7 cualquier día. 
• Aplicaciones móviles, por mencionar algunas: RFPIO, ClientPoint o iQuoteXpress
• Páginas web: como Pandadoc, Bplans o Jotform.com
• Software de contabilidad: como Quickbooks, TuboTax Intuit, Patriot Software o Xero 
• Sistemas ERP: algunos de los más populares son Oracle NetSuite, SAP Business, Odoo o Microsoft Dynamics. 

6. Busca una retroalimentación 

Si envías un presupuesto a un cliente y éste la rechaza pregunta de una manera amable las razones de su negativa. 

Levanta una matriz de seguimiento u opiniones y emplea esa información para mejorar tus procesos de cotización y ventas. 

Para ello, puedes emplear formularios automatizados o un simple email.

Ten presente como dijimos antes que las tarifas o precios de un presupuesto son vinculantes una vez aceptadas, sin embargo, a lo largo de ejecución pueden surgir imprevistos que modifiquen el alcance del trabajo o cambien los requisitos de la contratación. 

En esos casos: 

• Renegocia un precio
• Revisa el nuevo alcance del trabajo
• Actualiza o emite una nueva propuesta de valor.  

Conclusión

Una cotización de servicios puede ser una excelente carta de presentación, el primer documento formal que un cliente potencial recibirá de tu parte, ¡recuerda que la primera impresión cuenta! 

Pero puede que esta y otras tareas como contabilidad, legales, marketing y atención al cliente te abrumen. ¿Por qué no enfocarte en lo que realmente te gusta?

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